Selain administrasi dalam bentuk manajemen data dan informasi, desa juga memberikan layanan kepada masyarakat melalui administrasi surat menyurat diantaranya:

• Surat Pengantar dari Kepala Desa

Surat yang berisi pengantar untuk pengajuan penerbitan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Akta Kelahiran, maupun Kartu Identitas Anak.

1. Persyaratan Penerbitan KK

• Kartu Keluarga asli/ Surat Kehilangan KK dari Kepolisian Apabila KK Hilang;
• KTP asli (KTP ada perubahan)/ Fotokopi (KTP tidak ada perubahan);
• Surat pernyataan belum punya akta Kelahiran yang sudah berusia lebih dari 1 tahun (apabila belum punya akta);
• Fotokopi surat nikah/ akta cerai (Legalisir/ menunjukkan yang asli);
• Fotokopi akta kelahiran bagi yang mempunyai akta kelahiran;
• Fotokopi surat keterangan kelahiran dari desa bagi yang belum punya akta kelahiran (Tambah Anggota);
• Fotokopi surat kelahiran dari Bidan/ Rumah Sakit (Tambah Keluarga);
• Surat Pindah (Pendatang dari Luar Kabupaten Magetan);
• Fotokopi Ijazah Terakhir (legalisir/ menunjukkan asli), apabila ada perubahan pendidikan.

2. Persyaratan Penerbitan KTP –El

• Fotokopi Krtu Keluarga (KK) dan menunjukkan yang asli;
• KTP asli (bagi KTP rusak/ perubahan elemen data);
• Surat keterangan kehilangan KTP dari Kepolisian apabila KTP asli hilang.

3. Persyaratan Penerbitan Kartu Identitas Anak (KIA)

• Fotokopi akta kelahiran;
• Fotokopi KK orang tua/ wali;
• Fotokopi KTP-el kedua orang tua/ wali;
• Untuk anak usia 5-17 tahun kurang satu hari dilampiri foto ukuran 4x6 (2 lembar), (Tahun kelahiran ganjil background merah, Tahun kelahiran genap Background Biru).

4. Persyaratan Penerbitan Akta Kelahiran

• Mengisi blanko permohonan yang ditandatangani pemohon dan 2 orang saksi;
• Surat keterangan kelahiran (Asli) dari Desa;
• Fotokopi surat nikah/ akta perkawinan/ akta perceraian orang tua (dilegalisir);
• Fotokopi KK dan KTP orang tua;
• Menghadirkan 2 orang saksi dan melampirkan fotokopiKTP asli;
• Ditulis dengan huruf Cetak/ Balok;
• Dilampiri fotokopi Ijazah apabila sudah punya Ijazah.

5. Persyaratan Akta Kematian

• Mengisi blanko permohonan yang ditandatangani pemohon dan 2 orang saksi;
• Surat keterangan kematian dari Dokter;
• Surat kematian dari Desa (asli);
• KTP asli (alm)/ Kehilangan KTP dari Kepolisian;
• Fotokopi KK (ada nama alm);
• Akta Kelahiran Asli (Alm) bagi yang sudah punya;
• Menghadirkan 2 orang saksi dan melampirkan fotokopi KTP saksi;
• Ditulis dengan huruf cetak/ balok.

6. Persyaratan Akta Perceraian

• Salinan putusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap;
• Kutipan akta perkawinan asli;
• Fotokopi Kartu Keluarga (KK);
• Fotokopi KTP.

7. Persyaratan Akta Perkawinan

• Surat keterangan desa;
• Surat keterangan status jejaka;
• Fotokopi kutipan akta kelahiran;
• Fotokopi KK;
• Fotokopi KTP;
• Fotokopi Ijazah terakhir;
• Fotokopi surat pembaptisan/sidi/pemandian/;
• Fotokopi surat pemberkatan nikah/peneguhan sakramen/pengesahan nikah dari pemuka agama;
• Surat keterangan sehat dan surat keterangan imunisasi TT;
• Pas foto berdampingan berwarna ukuran 4x6 sebanyak 4 lembar;
• Fotokopi KTP 2 orang saksi pencatatan perkawinan;
• Fotokopi kedua kedua orang tua;
• Fotokopi akta perceraian/Kematian bagi yang berstatus janda-duda;
• Fotokopi dokumen warga Negara (Bagi WNI keturunan asing/WNI);
• Surat ijin perkawinan dari Komandan bagi anggota TNI/Polri;
• Mengisi formulir permohonan pencatatan perkawinan yang telah disediakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

• Surat Pernyataan

Surat yang berisi pernyataan seseorang (Warga Desa) dan diketahui oleh Kepala Desa yang bersangkutan.

Syarat: Menunjukkan dokumen kependudukan (KK atau KTP)

• Surat Keterangan

Surat yang berisikan keterangan mengenai sebuah peristiwa maupun kondisi tertentu yang menyangkut kepada seseorang (warga keKepala Desaan) seperti:

1. Surat Kematian
2. Surat Kelahiran
3. Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
4. Keterangan Usaha
5. Keterangan Pindah
6. Keterangan Kematian
7. Keterangan Ahli Waris
8. Keterangan Bersih Diri
9. Keterangan Tidak Mampu
10. Keterangan Tanah
11. Keterangan Domisili
12. Keterangan Belum Menikah
13. Keterangan Penghasilan
14. Keterangan Kehilangan
15. Keterangan dll

Syarat: Menunjukkan Dokumen Kependudukan (KK atau KTP)

• Surat Pengantar/Rekomendasi

1. Pengantar Kepala Desa Untuk Pengurusan Dokumen Kependudukan seperti KK, KTP, maupun Akta Kelahiran
2. Rekomendasi Kepala Desa Untuk Pengurusan Izin Mendirikan Bangunan (IMB)
3. Rekomendasi Kepala Desa Untuk Pengurusan Kredit di Badan Layanan Umum Daerah (BLUD)
4. Rekomendasi Kepala Desa Untuk Pengurusan Dana Pensiun seperti Surat Pengesahan Tanda Bukti Diri (SPTB) yang memerlukan tanda tangan Kepala Desa
5. Rekomendasi Kepala Desa Untuk Pengurusan Akta Nikah (NA)
6. Surat-Surat Lain yang memerlukan tanda tangan Kepala Desa dan berfungsi sebagai pengantar untuk pengurusan urusan-urusan tertentu

Syarat: Menunjukkan Dokumen Kependudukan (KK atau KTP) dan Memenuhi segala persyaratan administratif urusan yang dimaksud.